Motivation

Ich komme aus einer Familie von Bankkaufleuten. Dort wurde es immer gefördert über den Tellerrand hinweg zu sehen und Verknüpfungen zwischen Informationen herzustellen, die auf den ersten Blick nichts mit einander zu tun haben. Diese Art zu Denken habe ich bis heute beibehalten und es prägt meine Arbeitsweise.

 

Damit sind wir dann schon bei meiner Arbeitsauffassung.

Nach diversen Aus- und Weiterbildungen habe ich meine Berufung in der Technischen Dokumentation (TD) gefunden. Ich finde, dass es keine Abteilung in einem Unternehmen gibt, in der so viele Daten und Informationen zusammenlaufen. Daher ist die Aufgabe der TD nicht nur das bloße zielgruppenorientierte Aufbereiten von Texten, sondern auch das Sammeln und das nutzergerechte Zurverfügungstellen dieser Informationen für die unternehmensweite Verwendung. So lassen sich Wertschöpfungen herbeiführen, die sonst verloren gehen.

 

Ich sehe meine Aufgabe im Aufbau einer Informationskultur innerhalb des Unternehmens. Das bedeutet, dass alle Abteilungen mit eingebunden werden. Dies führt zu neuen Einsichten und Vermeidung von unnötigen Kosten.

 

Weiterhin sehe ich die TD als Werkzeug die Kundenzufriedenheit zu steigern. Wenn der Kunde seine Fragen in der Bedienungsanleitung beantwortet bekommt, spart das dem Hersteller kosten und steigert die Zufriedenheit des Kunden. Und zufriedene Kunden kommen wieder.

 

Ein weiterer Bereich ist die Kommunikation und deren Sprachregelung innerhalb des eigenen Unternehmens und mit den Kunden. Sprachregelungen können erheblich zur Vereinfachung der Kommunikation und somit zu Einsparung durch Vermeidung von Fehlsendungen bei Ersatzteilbestellungen und Service-Einsätzen führen. Wenn jedem Teil eine eindeutige Bezeichnung zugeordnet wird, nehmen die Fehlsendungen und –diagnosen ab. Auch wird die Kundenzufriedenheit dadurch gesteigert. Ein Sprachpool legt die Bezeichnung auch für Fremdsprachen fest.

 

Auch sehe ich die TD als ein Mittel des Marketings. Gute TD kann auch den Kunden beeindrucken und somit ein Alleinstellungsmerkmal sein. Auch der Wiedererkennungswert einheitlich gestalteter TD ist nicht zu unterschätzen.

 

Ein weiterer Aspekt sind die rechtlichen Folgen fehlender bzw. fehlerhafter TD. Diese kann nicht nur zu erheblichen Strafzahlungen, sondern auch zu erheblichen Markteinbußen durch Rufverlust und EU-weiter Vertriebssperre des Produktes führen. Von den persönlichen Haftungsrisiken der Entscheidungsträger fange ich jetzt gar nicht erst an.

Schon allein, dass Kunden min. 30 % einer Zahlung zurückhalten können bei mutmaßlich fehlerhafter TD, kann schon ein Unternehmen in Schwierigkeiten bringen. Manche Gerichte betrachten auch die Möglichkeit der Rückforderung des gesamten Kaufpreises als statthaft. Somit sehe ich die TD auch als Mittel diese Zahlungsprobleme abzuwenden.
Dadurch hilft die TD erhebliche Wertschöpfungen zu generieren, die bis dato ungenutzt verpufften.

 

Meine Zielsetzung ist daher klar.

• Aufbau eines Informationssystems damit alle Informationen, die innerhalb des Unternehmens gesammelt werden, auch immer zur Verfügung stehen.
• Aufbau eines geordneten Dokumentationswesens mit einheitlichem Dokumentendesign innerhalb und außerhalb des Unternehmens.
• Aufbau eines einheitlichen Sprachgebrauchs (geregelte Sprache/Sprachpool/Terminologie/vereinfachte Sprache) innerhalb und außerhalb des Unternehmens.
• Aufbau einer sicheren, für den Kunden nutzbaren TD.
• Verringerung der TD-Kosten durch Wiederverwendung und Vereinheitlichung der TD.
• Entlastung der Konstruktions- und Produktionsabteilung durch Übernahme der TD-Arbeiten.
• Bündelung der TD-Tätigkeiten in einer Abteilung.

• Unterstützung aller Abteilungen bei Fragen zur Produkthaftung, Normung, Corporate Design, Produktsicherheit, geregelter Sprache, Formblatterstellung, Visualisierung (Software/Graphiken), Bilderstellung, Fotoerstellung und –bearbeitung, etc.
• Schutz des Unternehmens und der Entscheidungsträgers vor Haftungsklagen.
• Mitnehmen der anderen Abteilungen um das Bewusstsein für eine kostengünstige Lösung der CE-Konformitätsanforderungen schon zu Beginn eines Projektes zu fördern.

Ich habe die feste Absicht, die TD von einem teuren, ungeliebten, aber nötigen Anhängsel der Konstruktion- und/oder Marketingabteilung ohne genaue Kostenerfassung zu einem am Wertschöpfungsprozess beteiligten, angesehenen Fachbereich und Partner zu entwickeln.

 

Einstellung

Für mich ist die TD eine Berufung und kein Job. Sie werden immer meine Einschätzung und meinen Standpunkt dargelegt bekommen, wenn es um die TD oder die TD-beeinflussende Positionen geht. Ich kann dabei auch unangenehme Punkte ansprechen. Ich stehe auf dem Standpunkt, dass niemand alles wissen kann. Er sollte sich aber immer alle Aussagen anhören um dann seine Entscheidung zu treffen. Ein Projekt oder auch das ganze Unternehmen aus Unwissenheit heraus zu gefährden, obwohl sich Fachabteilungen im Haus befinden, die Aufklärung hätten geben können, halte ich für unverantwortlich. Sich für einen Weg bewusst zu entscheiden, halte ich hingegen für angemessen.

Ich versuche immer direkt oder auch indirekt Beteiligte mitzunehmen. Die Pflege von Verbindungen innerhalb des Unternehmens ist für mich unersetzbar. Auch, wenn es heute nicht mehr modern klingt, ich verstehe die TD als „Firma in der Firma“. Jeder ist Kunde. Ob intern oder extern. Ich helfe gerne, kann aber auch „nein“ sagen.